プライバシーポリシー

東京ミーティングサービス株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室の提供および関連サービスの運営にあたり、個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令、ガイドライン等を遵守し、適切に個人情報を取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社が取得し、利用し、管理する個人情報等の取扱いについて定めるものです。

1. 会社情報

事業者名：東京ミーティングサービス株式会社

所在地：東京都新宿区西新宿3-17-5

電話番号：+81 3 6433 7916

メールアドレス：[email protected]

ウェブサイトドメイン：perzerbem.pro

2. 取得する情報および個人データの取扱い

当社は、会議室の予約、利用、問い合わせ対応、契約締結および履行、ならびに関連する各種サービスの提供に必要な範囲で、以下の情報を取得することがあります。

• 氏名、ふりがな
• 会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 予約情報、利用日時、利用人数、利用会議室、請求情報、支払情報
• 問い合わせ内容、対応履歴
• 本人確認に必要な情報
• ウェブサイトの利用に伴い自動的に取得される情報（IPアドレス、Cookie、端末情報、閲覧履歴、アクセス日時、ログ情報等）
• 防犯カメラ映像その他施設安全管理に関する情報

当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得しません。

3. 利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的のために利用します。

• 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
• 会議室その他関連サービスの提供、運営、保守、改善のため
• 利用料金の請求、決済処理、領収書・請求書の発行のため
• 利用者本人確認、取引管理、契約管理のため
• 問い合わせ、相談、苦情等への対応のため
• 施設内の安全管理、不正利用防止、事故・トラブル対応のため
• サービス品質向上、統計分析、マーケティング分析のため
• 当社サービスに関する案内、重要なお知らせの送付のため
• 法令、行政機関、裁判所その他の公的機関からの要請への対応のため
• その他、上記利用目的に付随する目的のため

4. 利用の法的根拠

当社は、個人情報保護法その他の適用法令に基づき、以下の場合に個人情報を取り扱います。

• 本人の同意がある場合
• 契約の締結または履行のために必要な場合
• 法令上認められる場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合
• 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者に協力する必要がある場合
• 当社または第三者の正当な利益を保護するために必要な場合

5. 個人情報の第三者提供および委託

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意取得が困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合
• 国の機関等に協力する必要がある場合
• 個人情報保護法が認める場合

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、業務の一部を外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対して適切な監督を行い、個人データの安全管理が図られるよう必要かつ適切な措置を講じます。

6. 外国にある第三者への提供

当社は、クラウドサービス、決済サービス、メール配信サービス等の利用に伴い、個人データを外国にある第三者に提供または保管させる場合があります。この場合、当社は、個人情報保護法に基づき、当該外国の個人情報保護制度、第三者が講ずる保護措置、その他必要な情報の把握および本人への情報提供に努め、適切な安全管理措置を講じます。

外国にある第三者への提供が必要となる場合、法令上必要な場合には、あらかじめ本人の同意を取得します。

7. 保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令により保存が義務付けられる期間に限り保持します。保存期間経過後、または利用目的達成後は、遅滞なく消去または匿名化を行います。

• 予約・契約関連情報：契約期間中および契約終了後、法令上必要な期間
• 問い合わせ記録：対応完了後、合理的な期間
• 会計・税務関連記録：関連法令で定める期間
• 防犯カメラ映像：安全管理上必要な期間を経過後、適切に消去

8. ご本人の権利

個人情報保護法に基づき、ご本人は、当社が保有する保有個人データについて、以下の請求を行うことができます。ただし、法令上認められる範囲で対応します。

• 開示の請求
• 内容の訂正、追加または削除の請求
• 利用停止または消去の請求
• 第三者提供の停止の請求
• 利用目的の通知の請求

また、適用法令に従い、データポータビリティに関する情報提供や、法令上認められる範囲での異議申立てに関する対応を行います。ご請求の際は、本人確認のための手続にご協力いただく場合があります。

9. 同意の撤回

ご本人は、当社が同意を根拠として個人情報を取り扱う場合、いつでも当該同意を撤回することができます。ただし、撤回前に行われた処理の適法性には影響しません。また、同意の撤回により、会議室の予約やサービス提供の全部または一部が利用できなくなる場合があります。

10. 苦情申立ての権利

ご本人は、当社の個人情報の取扱いに関して、当社への苦情、相談、または法令に基づく所管官庁・個人情報保護委員会等への申立てを行うことができます。当社は、苦情・相談に対して誠実かつ迅速に対応します。

11. 安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。

• 個人データ取扱いに関する社内規程の整備
• 取扱担当者の限定およびアクセス権限管理
• ログ管理、認証管理、通信の暗号化等の技術的安全管理措置
• 委託先に対する監督および契約管理
• 従業員への教育・研修の実施
• 事故発生時の報告・対応体制の整備

12. お問い合わせ窓口

本プライバシーポリシー、個人情報の取扱い、開示等の請求に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

東京ミーティングサービス株式会社

所在地：東京都新宿区西新宿3-17-5

電話番号：+81 3 6433 7916

メールアドレス：[email protected]

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により告知します。変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、掲載時点から効力を生じます。

制定日：2026年9月30日